Der Wareneingang gilt als wesentlicher Schritt in der Intralogistik- und Materialwirtschaft, der allen anderen innerbetrieblichen Transport-, Lager- und Kommissionierprozessen vorausgeht. Alle erwarteten Lieferungen, also Bestellungen, aber auch unerwartete Lieferungen wie zum Beispiel retournierte Produkte, werden dabei vom Unternehmen entgegengenommen. Anschließend werden sie vor weiteren Prozessen, wie zum Beispiel der Einlagerung, ausreichend geprüft und vorbereitet. Welche Aufgaben beim Wareneingang erfüllt werden und wie der Ablauf eines Wareneingangs aussieht, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.
Die Aufgaben des Wareneingangs
Aus Sicht der Logistik handelt es sich beim Wareneingang um alle Tätigkeiten, die durchzuführen sind, um die Waren entgegenzunehmen, zu prüfen und anschließend einzulagern sowie für den Warenausgang bereitzustellen. Typische Aufgaben des Wareneingangs sind dabei die Warenannahme durch die Mitarbeiter in der Logistik, das Prüfen der Ware auf Identität, Qualität und Quantität, aber auch das Entladen der Lieferfahrzeuge, Sortieren und Zwischenlagern der Ware. Ein wichtiger Bestandteil besteht vor allem auch darin, Abweichungen der Erwartungen an die Lieferung zu dokumentieren.
Aus Sicht der Buchhaltung eines Unternehmens dagegen bedeutet Wareneingang immer gleichzeitig eine Bestandserhöhung, die gebucht werden muss, sowie eine Kapitalbindung, da erst nach einiger Zeit mit einer Weiterverarbeitung oder Veräußerung der Ware zu rechnen ist. Um die Kapitalbindung so niedrig wie möglich zu halten, versuchen Unternehmen den Warenbestand meistens gering zu halten. Um das umzusetzen, ist eine gute Planung und Organisation des Ablaufs des Wareneingangs wichtig, um nie zu viel oder zu wenig Ware im Lager zu haben.
Darüber hinaus sind eine gute Planung und Organisation im Hinblick auf Beschaffungs- und Lieferzeiten sehr wichtig. Diese sollten optimal aufeinander abgestimmt sein, damit der Betriebsablauf und Folgeprozesse im Unternehmen nicht gestört werden. Die Gestaltung und der Umfang des Wareneingangs sind also relevant für die Leistungsfähigkeit des Lagers. Weitere Ziele des Wareneingangs bestehen darin, die Durchlaufzeiten, den Platzbedarf und die Mitarbeiterbindung so gering wie möglich zu halten und vor allem eine hohe Prozessqualität zu sichern. Die verschiedenen Wareneingangsziele können mittels Kennzahlen gemessen und überprüft werden.
Die verschiedenen Stufen des Wareneingangs
Der Ablauf des Wareneingangs beinhaltet viele verschiedene Schritte, bis die Ware letztlich eingelagert und bereit für den Warenausgang liegt. Dabei geht dem Wareneingang immer eine Bestellung voraus oder aber auch eine ungeplante Retoure durch Kunden.
Wenn der Lieferant die Ware liefert, findet jedes Mal zuerst die Warenannahme statt, woraufhin weitere Schritte folgen, bis die Produkte am Ende im Warenausgang verfügbar sind.
Warenannahme
Sobald die bestellte oder unerwartete Lieferung im Unternehmen durch die Anlieferung eines Lieferanten im Unternehmen eintrifft, wird die Ware angenommen und der Warenempfänger muss den Frachtbrief sowie den Lieferschein hinsichtlich Absender und Empfänger überprüfen. Dies wird auch Plausibilitätsprüfung genannt, da zuerst überprüft werden muss, ob die gelieferte Ware wirklich für das Unternehmen bestimmt ist. Zudem sollte kontrolliert werden, ob der Liefertermin eingehalten wurde.
Danach entladen die Logistikmitarbeiter die Ware und führen eine erste grobe äußerliche Prüfung der Ware auf mögliche Transportschäden, Unversehrtheit der Transportverpackung und darauf, ob die tatsächliche der erwarteten Transportmenge entspricht, durch. Sollten Abweichungen in der Liefermenge oder Schäden auffallen, muss dies unbedingt dokumentiert und quittiert werden. Sollte der Empfänger durch eine Unterschrift die Annahme ohne entsprechenden Vermerk bestätigen, wäre das gleichzeitig eine Bestätigung dafür, dass die gesamte Ware in vollem Umfang und ohne Mängel eingetroffen ist.
Nach erfolgreicher Gegenzeichnung, dass die Ware vom Unternehmen entgegengenommen wurde, kann die Verbringung der Ware in den Warenannahmebereich erfolgen.
Wareneingangskontrolle
Als nächstes findet die Wareneingangskontrolle statt. Hier werden die Menge und Qualität der Ware auf die Anforderungen, welche das Unternehmen stellt, kontrolliert. Die Angaben des Lieferscheins werden mit der gelieferten Ware verglichen und es können stichprobenartig einzelne Produkte genauer untersucht werden, wenn dies verlangt wird. Bei Lebensmitteln zum Beispiel können zusätzlich stichprobenartig Temperaturmessungen erfolgen, um die Qualität gesondert zu sichern. Bei der Wareneingangskontrolle sollten ebenfalls Qualitätsabweichungen und Quantität der Ware genau dokumentiert werden. Datum und Uhrzeit sowie der Name des Prüfers gilt es dabei zu quittieren. Der gesamte Schritt dient der Qualitätssicherung der Ware und ist damit unerlässlich.
Sperrlagerung und Freigabe
Nach der Wareneingangskontrolle ist es in manchen Unternehmen sinnvoll oder sogar notwendig, den Schritt der Sperrlagerung und Freigabe beim Ablauf des Wareneingangs zu berücksichtigen. Einige Unternehmen haben ein separates Qualitätssicherungsverfahren, bei dem erst die Freigabe durch die separate Qualitätssicherung erforderlich ist, bevor die Ware komplett in das Lager aufgenommen werden und für den Warenausgang bereit liegen darf. Ebenso ist von einigen Produkten zunächst die Freigabe durch den Zoll erforderlich, weshalb die Ware dann zunächst im Zollsperrlager zwischengelagert wird. Sofern die Ware allen Anforderungen entspricht, kann diese dann in das Lager aufgenommen werden.
Erfassung des Warenbestands
Bei der Erfassung des Warenbestands spielt besonders die Buchhaltung eines jeden Unternehmens eine wichtige Rolle. Hierbei wird die Ware mithilfe des Lieferscheins im Materialbuchungssystem des Lagers buchungstechnisch erfasst. Dadurch wird in der Lagerbuchhaltung der Warenbestand erhöht. Die Buchungsmenge muss immer dann korrigiert werden, wenn eine Mengenabweichung zwischen tatsächlicher Menge und den Angaben auf dem Lieferschein vorliegt.
Einlagerung
Die Einlagerung der Ware und die Platzierung am entsprechenden Lagerort schließt den Ablauf des Wareneingangs ab. Die Ware ist in diesem Schritt systemtechnisch im Bestand verfügbar, was auch bedeutet, dass sie für den Warenausgang zur Verfügung steht und entweder verarbeitet oder an Kunden geliefert werden kann. Dabei sollte die Einlagerung schnell passieren, damit der Zugriff auf die Ware tatsächlich gewährleistet ist. Wichtig bei der Einlagerung der Ware ist die Unterscheidung zwischen auftragsbezogener Ware und einem Lagernachschub. Auftragsbezogene Ware, die Kunden- bzw. Produktionsaufträgen zugeordnet werden können und einen zeitnahen Warenausgang erfordern, sollte schneller und zielgerichteter eingelagert werden, während der Lagernachschub weniger schnell eingelagert werden muss.
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Das Lagersystem Ihres Unternehmens sollte so aufgebaut sein, dass die gelieferten Waren sofort ihrem Lagerplatz zugeordnet werden können. Zudem sollten Sie die optimalen Liefermengen und -zeitpunkte für Ihre Produkte kennen, damit Sie entsprechend der Produktion oder dem Verkauf an Kunden so schnell wie erforderlich zur Verfügung stehen können. Fehleranfällige Waren sollten dabei immer umfangreich geprüft werden, um Qualitätsmängel schon zu Beginn zu vermeiden. Außerdem sollten alle Waren schon in einer transport- und lagerfähigen Verpackung geliefert werden, um Schäden an den Produkten frühzeitig zu vermeiden.
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